IT oddelenie nie je samé v sebe. Stredne veľká firma má pravidelne 15 – 30 dodávateľov: hardvérových (Lenovo, HP), softvérových (M365, Atlassian), telekom-ových (T-Com, Orange), service contractor-ov (helpdesk outsource, monitoring), security (antivirus, SIEM). Každý má kontrakt, support úroveň, expiry dátum a kontakt. Bez systému to končí v Excel-e, ktorý posledne aktualizoval kolega, ktorý už pred dvoma rokmi odišiel. GLPI má objekty Suppliers a Contracts presne na toto.
Suppliers: dodávateľský katalóg
V Management → Suppliers sa vytvára záznam pre každého dodávateľa. Polia:
- Name — obchodné meno (napr. „Lenovo Slovakia s.r.o.").
- Type — kategória (Hardware, Software, Services, Telecom). Pomáha pri reportingu „koľko dodávateľov hardvéru máme".
- Address, contact details — adresa, telefón, e-mail, web.
- Tax number, VAT — pre účtovníctvo.
- Account, payment terms — bankové údaje, splatnosť.
- Documents — prílohy: GDPR DPA, NDA, MSA.
Suppliers sa naviazujú na inventárne objekty (Computer, Software, Network device) cez záložku Items — tým sa vytvorí audit-ovateľná väzba „tento server pochádza od Dell".
Contracts: kontrakty s alertmi na expiráciu
V Management → Contracts sa modeluje samotný zmluvný vzťah. Polia:
- Number, name — referencia, napr. „CONT-2024-007 / M365 E3 enterprise agreement".
- Type — Service contract, Software license, Hardware support, Maintenance.
- Supplier — väzba na Supplier objekt z predchádzajúcej kapitoly.
- Start date, end date — platnosť kontraktu.
- Renewal periodicity — automatická obnova (1 rok, 3 roky, manual).
- Notice period — predvýpovedná lehota (napr. 90 dní pred expiráciou treba dať vedieť, ak nechceme obnoviť).
- Cost — celková cena, mena, platba (mesačne/štvrťročne/ročne).
- Items — naviazané HW/SW objekty pokryté kontraktom.
Najcennejšia funkcia: Alerts on contract end v Setup → Notifications. GLPI cron pravidelne sleduje, či sa nejaký kontrakt blíži k expirácii (napríklad 90 dní vopred), a posiela notifikáciu zodpovednej osobe. Žiadny zmluvný kontrakt sa už nikdy nezabudne obnoviť — alebo, čo je dôležitejšie, ukončiť včas, ak ho nepotrebujete.
Vendor SLA vs. zákaznícky SLA
GLPI má dva typy Service Level Agreements, ktoré sa nemiešajú:
- Internal/Customer SLA — záväzok vášho IT tímu voči koncovým používateľom (P1 do 4 hod, P2 do 8 hod).
- Vendor SLA — záväzok vendora voči vám (Lenovo NBD support znamená výmena nasledujúci pracovný deň, M365 99.9% uptime).
Vendor SLA sa zaznamená v poli kontraktu Service hours a Support hours. Pri tikete, ktorý je naviazaný na asset pokrytý kontraktom, technik vidí: „Tento server má NBD support do 18:00, zavolaj Lenovo helpline 0800-XXX-XXX, contract ID 5556677". Bez toho strávi technik 30 min hľadaním, akú zmluvu má daný server.
Praktická konfigurácia
Postup pri rozbiehaní vendor managementu:
- Inventarizácia kontraktov — vyberte všetky aktuálne aktívne zmluvy (z Excel, z papiera, z poštovej schránky obstarávača). Cieľ: zoznam.
- Vytvorenie Supplier objektov — pre každú firmu jeden záznam v GLPI.
- Vytvorenie Contract objektov — pre každú zmluvu jeden záznam, prepojený na Supplier-a.
- Naviazanie kontraktov na aktíva — záložka Items v každom kontrakte. Tu je práca, ale len raz.
- Konfigurácia alertov — Notifications na contract expiry 90 a 30 dní vopred.
- Update process — pri novom dodávateľovi alebo zmene zmluvy vždy aktualizovať GLPI ako prvé, pred uložením do priečinka.
Pre stredne veľkú firmu so 30 kontraktmi je to projekt na 1 – 2 týždne. Po jeho dokončení šetrí desiatky hodín ročne pri vyhľadávaní support čísel, expirácií a podmienok.
Reporting cez kontrakty
Vstavané dashbody a saved searches umožňujú zobraziť: celkový vendor spend rozčlenený podľa typu, kontrakty expirujúce v najbližších 90 dňoch, percentuálny podiel jedného vendora na celkových IT nákladoch (vendor lock-in indikátor), počet aktív bez priradeného kontraktu (potenciálne neudržiavané). Tieto reporty sa pripravujú v Tools → Reports a môžu sa naplánovať ako pravidelný e-mail finančnému riaditeľovi alebo IT manažérovi.
Limity a kedy potrebujete viac
GLPI vendor management nie je plnohodnotný procurement systém. Chýba mu: pokročilé tendrovanie, multi-vendor RFP, automatický cost reconciliation s ERP, capability matrix pre vendor outsourcing rozhodnutia. Pre tieto potreby existujú dedikované nástroje (Coupa, SAP Ariba, Jaggaer). Ale pre operatívnu evidenciu kontraktov a kontaktov, na ktorú sa technik počas incident response vie spoľahnúť, GLPI poskytuje presne to, čo potrebujete — v rovnakom systéme, ktorý už používate na tikety a aktíva.