GLPI obsahuje funkciu, ktorú väčšina administrátorov nikdy poriadne nepreskúma: vlastné polia. Skôr než siahnete po plugine alebo začnete písať čo i len riadok PHP, pozrite sa, čo dokáže vstavaný systém polí. Pokrýva viac, než by ste čakali.
Čo vlastné polia vlastne sú
Vlastné polia umožňujú pripojiť dodatočné dátové body takmer ku každému typu objektu v GLPI -- tikety, počítače, monitory, používatelia, zmluvy a ďalšie. Každé pole má názov, typ (text, dropdown, dátum, áno/nie, číslo) a pozíciu v rozložení formulára. Dáta sa ukladajú natívne v databáze GLPI a zobrazujú sa vo výsledkoch vyhľadávania, exportoch a reportoch rovnako ako štandardné polia.
To sa líši od pluginu "Additional fields", ktorý vytvára vlastné databázové tabuľky. Vstavaný systém je ľahší, nevyžaduje údržbu pluginu a prežije upgrady GLPI bez problémov s kompatibilitou.
Kedy použiť vlastné polia vs. existujúce polia
Skôr než čokoľvek vytvoríte, skontrolujte, čo GLPI už ponúka. Pole "Location" pri aktívach napríklad podporuje stromovú štruktúru -- môžete definovať Budova > Poschodie > Miestnosť bez akejkoľvek úpravy. Pole "Group" pri tiketoch už rieši smerovanie na tímy.
Vlastné pole vytvorte až vtedy, keď žiadne existujúce pole nepokrýva vašu potrebu. Bežné oprávnené prípady použitia:
- Pridanie "Nákladového strediska" k tiketom, aby financie mohli alokovať náklady na podporu podľa oddelení
- Pridanie "VIP príznaku" k používateľom, aby business pravidlá mohli automaticky eskalovať ich tikety
- Pridanie "Budovy" alebo "Poschodia" k záznamom aktív, keď vaša hierarchia lokácií nekorešponduje s fyzickou štruktúrou
- Pridanie "Referencie zmluvy" na prepojenie tiketov s konkrétnou SLA dohodou
Správa dropdownov
Dropdowny sú mechanizmus GLPI pre kontrolované zoznamy hodnôt. Prejdite do Setup > Dropdowns a uvidíte desiatky vstavaných zoznamov (kategórie tiketov, lokácie, výrobcovia, operačné systémy). Do ktoréhokoľvek z nich môžete pridávať položky a môžete vytvárať aj úplne nové dropdown zoznamy pre vlastné polia.
Udržiavanie dropdownov v poriadku
Dropdown s 200 položkami je horší ako voľné textové pole -- používatelia si jednoducho vyberú prvé, čo vyzerá blízko. Cieľte na 5-15 položiek na dropdown. Ak potrebujete väčšiu granularitu, použite stromovú štruktúru (rodič > potomok) namiesto plochého zoznamu.
Dropdowny revidujte štvrťročne. Zlúčte duplicity, archivujte nepoužívané hodnoty a skontrolujte, či agenti konzistentne nevyberajú "Iné" -- to zvyčajne znamená, že chýba reálna kategória.
Vlastné polia a business pravidlá
Tu sa vlastné polia stávajú skutočne silným nástrojom. Engine business pravidiel v GLPI (Administration > Rules) dokáže čítať hodnoty vlastných polí a konať podľa nich. Praktické príklady:
- Ak je "VIP príznak" žiadateľa nastavený na Áno, automaticky priradiť prioritu "Vysoká" a nasmerovať na seniorný tím podpory
- Ak "Nákladové stredisko" tiketu zodpovedá "Vedenie", úplne preskočiť prvú úroveň fronty
- Ak je vlastné pole "Kritickosť" aktíva nastavené na "Produkcia", aplikovať kratšiu SLA
Engine pravidiel vyhodnocuje podmienky v poradí, takže vlastné pravidlá umiestnite za štandardné klasifikačné pravidlá. Otestujte na niekoľkých vzorových tiketoch pred nasadením do prevádzky.
Problém údržby
Vlastné polia sa ľahko vytvárajú a ťažko odstraňujú. Keď v poli existujú dáta, jeho zmazanie znamená stratu týchto dát. Keď na poli závisia reporty, jeho odstránenie tie reporty rozbije.
Praktické limity, ktoré treba dodržiavať:
- Maximálne 5-7 vlastných polí na typ objektu. Ak potrebujete viac, prehodnoťte svoj dátový model -- možno sledujete niečo, čo patrí do samostatného GLPI objektu alebo prepojenej databázy.
- Dokumentujte každé vlastné pole: na čo slúži, kto ho vyžiadal a ktoré business pravidlá alebo reporty na ňom závisia.
- Vyžadujte schválenie pred vytvorením nových polí. Bez kontroly skončíte s 50 poľami a nikto si nepamätá, čo polovica z nich znamená.
Vlastné polia sú jedným z najsilnejších vstavaných nástrojov GLPI. Používané s mierou premenia generickú ITSM platformu na niečo, čo presne sedí vašej organizácii. Používané bez miery ju premenia na dátové bahno. Rozdiel je v disciplíne, nie v technológii.