Každý notebook, server a monitor, ktorý vaša organizácia vlastní, stráca postupom času hodnotu. Účtovníctvo to vie. IT to zvyčajne nesleduje. Výsledok: financie udržiavajú separátnu tabuľku hodnôt aktív, IT udržiava inventár GLPI a tie dve sa nikdy nezhodujú. GLPI má vstavané sledovanie odpisov, ktoré dokáže tento rozdiel preklenúť -- ak ho nakonfigurujete a budete udržiavať finančné dáta vyplnené.
Ako fungujú odpisy v GLPI
GLPI používa rovnomerné (lineárne) odpisovanie. Nakonfigurujte dva parametre pre každý typ aktíva v Setup > General > Assets: dobu odpisovania (v rokoch) a odpisový koeficient (zvyčajne 1 pre štandardné lineárne). Nastavte rôzne obdobia pre rôzne typy aktív -- 3 roky pre notebooky, 5 rokov pre servery, 7 rokov pre sieťovú infraštruktúru. GLPI potom vypočíta aktuálnu účtovnú hodnotu na základe dátumu nákupu a nákupnej ceny.
Nastavenie dát
Výpočty odpisov vyžadujú tri dátové body na aktívum:
- Dátum nákupu -- kedy bolo aktívum obstarané
- Nákupná cena -- koľko sa zaplatilo (bez DPH pre väčšinu účtovných účelov)
- Typ aktíva -- ktorý určuje dobu odpisovania
Tu väčšina GLPI inštalácií zlyháva. Inventár má sériové čísla a lokácie, ale finančné polia sú prázdne. Bez nákupnej ceny sú odpisy len odpočítavanie času bez pripojenej peňažnej hodnoty.
Ak začínate odznova, urobte nákupnú cenu povinným poľom pre nové aktíva. Pre existujúce aktíva spolupracujte s financiami na spätnom doplnení dát -- CSV import cez plugin Data injection v GLPI to zvládne hromadne.
Výpočet aktuálnej účtovnej hodnoty
Po nakonfigurovaní GLPI počíta aktuálnu účtovnú hodnotu automaticky:
Účtovná hodnota = Nákupná cena - (Nákupná cena / Doba odpisovania v mesiacoch * Mesiace od nákupu)
Keď doba odpisovania vyprší, účtovná hodnota dosiahne nulu. Aktívum je "plne odpísané" -- stále funguje (dúfajme), ale jeho účtovná hodnota je nulová. Toto je impulz pre plánovanie výmeny.
Vytvorenie prognózy obnovy hardvéru
Použite vyhľadávací engine GLPI na vytvorenie dopytu: všetky počítače, kde dátum konca odpisovania spadá do nasledujúcich 12 mesiacov. Exportujte tento zoznam. Máte teraz prognózu obnovy hardvéru zoskupenú podľa:
- Typu aktíva (notebooky, stolné počítače, servery, monitory)
- Oddelenia alebo lokácie (ktoré tímy budú potrebovať nový hardvér)
- Odhadovaných nákladov na výmenu (na základe aktuálnych nákupných cien ekvivalentných modelov)
Tento zoznam je vaša prognóza kapitálových výdavkov na IT hardvér. Odovzdajte ju financiám pred začiatkom fiškálneho roka. Žiadne prekvapenia, žiadne núdzové nákupné požiadavky.
Prepojenie odpisov s dátami o tiketoch
Ak sú vaše tikety prepojené s aktívami (čo by mali byť), môžete krížovo porovnať stav odpisovania s nákladmi na podporu. Notebook, ktorý je odpísaný na 80 % a generuje dva tikety mesačne, je jasný kandidát na výmenu. Plne odpísaný server bežiaci bez problémov môže byť v poriadku ešte ďalší rok. Kombinácia dát o odpisoch a histórie tiketov vám dáva prioritný zoznam výmen podložený faktami, nie odhad založený len na veku.
Bežné medzery a ako ich opraviť
Nezadané nákupné ceny
Najčastejší problém. Bez údajov o cenách je sledovanie odpisov bezvýznamné. Riešenie: urobte z toho povinné pole a vykonajte jednorazové spätné doplnenie z účtovných záznamov.
Nekonzistentné typy aktív
Ak "notebook" a "laptop" a "prenosný počítač" existujú ako samostatné typy s rôznymi dobami odpisovania, vaše výpočty budú nekonzistentné. Štandardizujte typy aktív a zlúčte duplicity.
Zámeňa záruky a odpisov
Exspirácia záruky a koniec odpisovania sú rôzne dátumy slúžiace rôznym účelom. Trojročná záruka na aktívum odpisované 5 rokov znamená, že záručné pokrytie skončí, kým aktívum ešte má účtovnú hodnotu. Sledujte oboje -- exspirácia záruky spúšťa posúdenie rizika podpory, koniec odpisovania spúšťa akciu finančného plánovania.
Sledovanie odpisov priamo odpovedá na otázku, ktorej čelí každý CIO ročne: "Koľko musíme minúť na hardvér budúci rok?" Odpoveď je už vo vašich dátach. Treba ju len nakonfigurovať, naplniť a prečítať.