Každé aktívum má svoj život. Objedná sa, dorazí, nakonfiguruje sa a odovzdá používateľovi, niekoľko rokov funguje, pokazí sa alebo zastará a potom sa musí korektne vyradiť. GLPI modeluje celý tento oblúk — a keď je správne nakonfigurované, dáva vám tvrdé dáta o tom, kam idú vaše peniaze a kedy budete musieť investovať znova.
Stavový workflow
GLPI sa dodáva so sadou predvolených stavov, ale skutočná hodnota spočíva v ich prispôsobení vášmu reálnemu procesu. Praktický stavový reťazec pre väčšinu organizácií vyzerá takto:
- Objednané — nákupná požiadavka schválená, čaká sa na dodanie
- Na sklade — prijaté, leží v sklade, ešte nepridelené
- Nasadené — pridelené používateľovi, lokalite alebo projektu
- Čaká na opravu — stiahnuté zo služby, čaká sa na diely alebo čas technika
- Zapožičané — dočasne pridelené, očakáva sa vrátenie
- Na vyradenie — označené na dekomisiu
- Vyradené — vymazané, recyklované alebo predané; uchované v záznamoch pre audit trail
Tieto stavy konfigurujete v Nastavenia > Rozbaľovacie zoznamy > Stav. Každý stav je možné označiť ako viditeľný alebo skrytý v rôznych pohľadoch na aktíva, čo udržuje rozhranie prehľadné pre technikov, ktorých zaujíma len nasadený hardvér.
Prepojenie aktív s finančnými záznamami
Záznam o počítači sám o sebe je inventár. Záznam o počítači prepojený s objednávkou, dodávateľom, dátumom dodania a záručnou zmluvou — to je správa aktív.
Záložka Správa na každom aktíve v GLPI umožňuje pripojiť:
- Číslo objednávky a dátum
- Dodávateľa (prepojeného s adresárom dodávateľov)
- Nákupnú cenu, účtovnú hodnotu a odpisový plán
- Začiatok záruky, trvanie a dátum expirácie
- Súvisiacu zmluvu (údržba, podpora alebo lízing)
Keď sa blíži koniec záruky, GLPI môže vyvolať automatické notifikácie. Toto je typ upozornenia, ktorý sa zaplatí sám hneď, keď prvýkrát zachytí server vypadávajúci z vendorovej podpory.
Vyradiť alebo znovu nasadiť
Keď sa notebook vráti od odchádzajúceho zamestnanca, otázka je jednoduchá: ide späť do poolu alebo do recyklácie? GLPI vám pomôže odpovedať na základe dát, nie odhadov.
Skontrolujte vek aktíva oproti vášmu obnovovaciemu cyklu (typicky 3-4 roky pre notebooky, 5-7 pre desktopy). Skontrolujte históriu opráv — ak bolo zariadenie na servise trikrát za posledný rok, jeho opätovné nasadenie len vytvorí ďalší tiket. Skontrolujte parametre oproti aktuálnym minimálnym požiadavkám. Ak prejde všetkými troma kontrolami, zmeňte jeho stav na „Na sklade" a je pripravené pre ďalšieho nového kolegu. Ak neprejde čo i len jednou, presuňte ho do stavu „Na vyradenie."
Záznamy o vyradení sú dôležité
Keď vyraďujete aktívum, ponechajte záznam v GLPI. Označte ho ako vyradené, zaznamenajte dátum a spôsob vyradenia (recyklácia WEEE, odpredaj, likvidácia) a ak zariadenie uchovávalo citlivé dáta, poznačte použitú metódu sanitizácie dát. Toto nie je len dobrá prax — je to požiadavka na súlad s ISO 27001 a GDPR, ak aktívum spracúvalo osobné údaje.
Využitie dát životného cyklu na plánovanie rozpočtu
Keď máte v GLPI dva-tri roky dát o životnom cykle, reporting sa stáva naozaj užitočným. Dokážete odpovedať na otázky, ktoré predtým vyžadovali odhady:
- Aká je priemerná životnosť našich notebookov, kým sa stanú nespoľahlivými?
- Koľko aktív dosiahne koniec záruky v nasledujúcom kvartáli?
- Hardvér od ktorého dodávateľa má najnižšiu mieru opráv?
- Aké sú naše skutočné ročné náklady na pracovné miesto vrátane opráv a výmen?
Uložené vyhľadávania a reportovacie pluginy GLPI dokážu tieto čísla surfacovať priamo. Dáta tam boli po celý čas — workflow životného cyklu len zabezpečí, že sa zachytávajú konzistentne.