GLPI nie je Jira a nikdy nemal byť. Modul Projects, ktorý je v GLPI od verzie 9.1, slúži na interné IT projekty — migrácie, upgrade-y, rollouty, hardvérové obmeny — kde tím už pracuje s tikoetmi a aktívami v GLPI a pridanie projektovej vrstvy znamená, že nemusí prepínať medzi nástrojmi. Ak vediete agile vývoj produktu pre externého klienta, GLPI Projects nie je správna voľba. Ak organizujete migráciu z Exchange na M365 alebo nasadenie nového ERP, je presne na to.
Hierarchia: projekt, fáza, úloha
Modul má tri úrovne objektov:
- Project — najvyššia jednotka. Má majiteľa, manažéra, dátumy začiatku a konca, percento dokončenia, rozpočet (suma + mena), prioritu, stav (Plánovaný / Spustený / Dokončený / Pozastavený) a entitu (multi-tenant scope).
- Project task — úlohy v rámci projektu. Majú vlastný stav, plánovaný a skutočný čas, zodpovedného technika, predchodcov (závislosti) a percentuálne plnenie. Úlohy môžu byť hierarchické (parent-child).
- Sub-project — projekt vnorený do iného projektu. Užitočné pri veľkých programoch (napríklad „Migrácia ERP" → sub-projekty „Migrácia financií", „Migrácia HR", „Migrácia logistiky").
GLPI nepoužíva pojem „fáza" ako samostatný objekt — fázy sa modelujú buď ako hierarchické úlohy (parent task „Príprava infraštruktúry" s deťmi „Objednávka serverov", „Konfigurácia siete"), alebo ako sub-projekty.
Závislosti medzi úlohami
Každá projektová úloha môže mať predchodcov — úlohy, ktoré musia byť dokončené predtým, ako sa daná úloha môže začať. V detaile úlohy v záložke Predchodcovia sa pridajú odkazy na iné úlohy. GLPI nezobrazuje natívny Ganttov diagram tak ako MS Project, ale vykresľuje časovú os v zobrazení projektu (záložka Gantt v projekte).
Závislosti sa nepresadzujú tvrdo — môžete úlohu označiť ako dokončenú aj keď jej predchodca nie je hotový. GLPI to len vizuálne signalizuje. Ak potrebujete tvrdé závislosti s automatickým posunom dátumov, modul to nerieši — to už patrí do MS Project alebo dedikovaného PM tool-u.
Prepojenie s tikoetmi a aktívami
Tu vzniká hlavná pridaná hodnota oproti samostatnému PM nástroju. V detaile projektu v záložke Tickets sa pripoja existujúce tikety alebo vytvoria nové, ktoré sú na projekt naviazané. To znamená:
- Helpdesk videí pri rollout projekte alebo migrácii sú automaticky agregované — projekt manažér v reáli vidí, koľko incidentov vznikalo počas migrácie databázy.
- Aktíva (servery, switche, licencie) sa naviažu na projekt cez záložku Items. Pri auditing-u je jasné, ktoré HW komponenty sú súčasťou ktorej iniciatívy.
- Po dokončení projektu zostávajú väzby — manažér vidí historický kontext, prečo bola istá konfigurácia zvolená.
Praktická konfigurácia: GLPI vs. iný PM tool
Použite GLPI Projects, keď:
- Projekt má veľký podiel operačnej práce (zmeny, incidenty, fyzické inštalácie) — to všetko je už v GLPI.
- Projekt sa dotýka aktív (HW migrácia, refresh, výmena, retirement) — väzba na inventár je veľká výhoda.
- Tím je v rámci GLPI organizácie — netreba sharing s externými klientmi.
- Projekt má jasné fázy a deliverables, nie sprint-based agile vývoj.
Vyhnite sa GLPI Projects, keď riešite agile vývoj produktu, externých klientov s vlastným prístupom alebo potrebujete pokročilý reporting (capacity planning, burndown charts, velocity tracking) — Jira, Asana alebo Monday tieto veci robia lepšie.
Časové sledovanie a alokácia
Každá projektová úloha má polia Plánovaný čas a Skutočný čas. Pridaný čas sa zapisuje cez záložku Sledovanie času alebo automaticky agregáciou času zaznamenaného na pripojených tikoetoch — ak technik logoval 2 hodiny na incidente naviazanom na projekt, GLPI túto hodnotu pripočíta k projektovému súčtu. To dáva projekt manažérovi reálny pohľad na kde sa v projekte tečie čas, bez potreby zvlášť timesheets v inom systéme.
Pre alokáciu zdrojov modul nemá pojem „kapacity technika" tak, ako to majú špecializované PM tooly. Priradenie je jednoduché — úloha má jedného alebo viac assignees, ale GLPI vás nezastaví, keď tým istým ľuďom pridelíte 60 hodín na týždeň. Pre tvrdšiu kapacitnú kontrolu treba doplnkový plugin alebo externý reporting.
Reporting nad projektmi
Vstavané GLPI dashboardy ukazujú aktívne projekty so stavom, % dokončenia a priradeným manažérom. Pre detailnejší reporting (časové riadenie cez tikety naviazané na projekt, hours worked vs. planned, cost vs. budget) je vhodné použiť vstavaný report builder alebo plugin Dashboard pre GLPI 11, ktorý umožňuje vytvoriť vlastné widgety nad projektovými dátami.
Projektový modul v GLPI nie je náhradou Jira ani MS Projectu. Je most medzi prevádzkou (tikety, aktíva) a projektovou koordináciou. Pre IT-internú prácu je tento most často to, čo chýba — a v GLPI ho dostanete bez ďalšieho nástroja, licencie a prepínania kontextu.