Onboarding nového zamestnanca dotýka troch tímov: HR (zmluva, zaradenie do organizácie), IT (účet, notebook, prístupy) a financií (rozpočet, schválenie nákupu). Bez spoločného systému je to e-mailový reťazec s troma kópiami, ktorý sa rozpadne pri prvej dovolenke ktoréhokoľvek z účastníkov. GLPI cez parent-child tikety naprieč entitami poskytuje koordinačnú vrstvu, kde každý tím vidí svoju časť a HR manažér vidí celkový pokrok bez že by musel obvolávať.
Entity ako tímové oddelenia
Prvý krok je správna entita-štruktúra. Entita v GLPI nie je tenant — je organizačná jednotka. Pre cross-team scenár sa hodí jedna parent entita „Spoločnosť" s child entitami „IT", „HR", „Financie", „Facility". Každý tím má vlastných technikov, vlastné kategórie tiketov, vlastné SLA, ale dokáže vidieť tikety naprieč entitami, ak má profil s rekurzívnymi právami.
Konfigurácia v Administration → Entities:
Spoločnosť (root)
├── IT
│ └── L1 / L2 podskupiny
├── HR
├── Financie
└── FacilityProfil „Manažér onboardingu" má rekurzívny prístup zo Spoločnosti dolu — vidí tikety v IT, HR, Financiách. Profil „IT technik" má prístup len do IT entity. To zabezpečí izoláciu (HR nevidí všetky IT tikety), ale umožní cross-funkčnú koordináciu pre tých, ktorí ju potrebujú.
Parent ticket ako koordinátor
Onboarding workflow začne tak, že HR manažér vytvorí parent ticket v entite „HR" s kategóriou „Onboarding nového zamestnanca". Tento tiket nesie metadáta: meno, dátum nástupu, oddelenie, manažér. Z neho sa odpoja child tikety:
- Child #1 v entite „IT": „Pripraviť pracovnú stanicu, M365 účet, VPN" — kategoria IT/Onboarding, priradený technik z IT skupiny.
- Child #2 v entite „Financie": „Schváliť rozpočet 1500 € na pracovnú stanicu" — kategoria Finance/Approval, priradený CFO ako validator.
- Child #3 v entite „Facility": „Pridelit miesto v open-space" — kategoria Facility/Workplace, priradený facility manager.
Väzba parent → child sa nastaví v záložke Linked items → Add → Ticket → Parent. Parent tiket sa NEMÔŽE uzatvoriť, kým nie sú child tikety vyriešené (nastavenie v Setup → General → Linked tickets behavior).
Automatizovaná tvorba child tiketov
Bez automatizácie by HR manažér vytváral 3 child tikety manuálne pri každom onboarding-u. Riešenia:
- Formcreator s viacerými targets — onboarding formulár vytvorí parent + 3 child tikety naraz (každý v inej entite). Toto je najčistejší prístup pre štandardný onboarding.
- Business rule — pri vytvorení tiketu s kategóriou „HR/Onboarding" sa cez Business rules spustí akcia, ktorá automaticky vytvorí child tikety v iných entitách. Pre dynamickejšie scenáre.
- Webhook + skript — pre komplexné prípady (napríklad onboarding s 5 podpisanými dokumentmi z DocuSign), kde GLPI ostáva koordinátorom, ale samotnú prácu robia externé systémy.
Sledovanie progresu naprieč tímami
HR manažér potrebuje jeden pohľad: Aký je stav onboarding-u nového kolegu? V GLPI sa to dosiahne dvoma spôsobmi:
- Detail parent tiketu v záložke Linked tickets — zobrazí všetky child tikety so stavmi. Stačí jeden screen.
- Custom dashboard v Setup → Dashboards — widget „Onboarding tikety s otvorenými child" filtruje parent tikety, kde aspoň jeden child je open. HR manažér to otvorí ráno a vidí, čo viazne.
Ďalšie cross-team scenáre
- Offboarding — IT (deaktivácia účtov, vyzbieranie HW), HR (papierovačka, výstupný pohovor), Facility (vrátenie kľúčov, miesta), Financie (záverečné vyúčtovanie).
- Zmena oddelenia / pracovnej pozície — IT (zmena prístupových práv), HR (aktualizácia zmluvy), Manažment (schválenie).
- Nákup nad 5000 € — Žiadateľ (žiadosť), priamy manažér (validácia), CFO (schválenie rozpočtu), Procurement (vykonanie nákupu), IT (registrácia v inventári).
- Bezpečnostný incident s GDPR dopadom — IT (technická náprava), Bezpečnosť (vyšetrovanie), Legal (oznámenie ÚOOÚ ak je relevantné), Komunikácia (zákaznícka komunikácia).
GLPI nie je BPM platforma ako Camunda alebo Pega a nemal by byť. Pre rigid-defined long-running procesy s desiatkami stavov sú lepšie nástroje. Ale pre typické cross-team operácie strednej firmy (5 – 20 stavov, 2 – 4 tímy) dáva GLPI presne to, čo treba: jeden záznam pravdy, viditeľnosť cez tímové hranice, audit log a žiadny dodatočný integračný projekt.