Stavy a prechody aktív v GLPI: konfigurácia životného cyklu

Stav aktíva — pole Status — je v GLPI len jedna položka v dropdowne. Pre tím to ale rozhoduje, či sa zariadenie počíta do produkcie, či má prejsť údržbou, alebo či ho administrátor môže prepísať pri prijatí nového. Konfigurovaný stavový automat odlišuje funkčný inventár od excelu so stĺpcom "stav".

Predvolené stavy

GLPI sa inštaluje s minimálnym setom: In stock a In production. Pre väčšinu organizácií to nestačí. V Setup → Dropdowns → Asset states nájdete skutočné riadenie stavov — sem pridávate vlastné a definujete, pre ktoré typy objektov platia.

Praktický základný set, ktorý odporúčame ako východisko:

• Procurement — objednané, ešte nedoručené.
• In stock — fyzicky v sklade, pripravené na nasadenie.
• In production — pridelené používateľovi alebo nasadené na produkčnom mieste.
• In repair — v servise, dočasne mimo prevádzky.
• Loaned — krátkodobá výpožička (firemný notebook na služobnú cestu, dočasná náhrada).
• Retired — vyradené, ale ešte nezlikvidované (typicky čaká sa na wipe alebo recykláciu).
• Disposed — fyzicky zlikvidované, záznam zostáva pre účtovníctvo a audit.

Sedem stavov pokrýva drvivú väčšinu scenárov. Ak ich začnete pridávať viac, zvyčajne to znamená, že modelujete proces, ktorý patrí inde — napríklad ticket workflow alebo change management.

Povolené prechody

GLPI samotné nevynucuje, z ktorého stavu sa kam smie prejsť. Aktívum v stave Disposed môže používateľ technicky preklikať späť do In production. Pre disciplinovaný proces musíte prechody vynucovať dvoma spôsobmi:

1. RBAC obmedzeniami — len konkrétne profily smú meniť stav, a to len medzi určitými hodnotami. Helpdesk technik môže prepnúť In production ↔ In repair, ale nemôže nastaviť Disposed — to robí iba asset manager.
2. Business pravidlami (Administration → Rules → Rules for assets) — pri zmene stavu sa môže automaticky doplniť pole, vytvoriť tiket alebo poslať notifikácia. Napríklad: prechod do Retired automaticky vytvorí tiket pre IT-security s úlohou "wipe disk".

Typický povolený graf prechodov:

Procurement → In stock → In production
                          ↓ ↑
                       In repair
                          ↓
                       In stock (po oprave)
                          alebo
                       Retired → Disposed

Loaned: paralelne k In production, vracia sa do In stock

Audit trail

Každá zmena stavu sa loguje v histórii aktíva (záložka Historical). Záznam obsahuje: predchádzajúci stav, nový stav, kto zmenu vykonal, kedy. Pri compliance audite (ISO 27001, NIS2) je to primárny dôkaz, že máte kontrolu nad životným cyklom hardvéru.

Pre regulované prostredia odporúčame doplnkové logovanie cez Business Rules — pri každom prechode do alebo z citlivých stavov (Disposed, Retired) automaticky pridajte záznam do oddelenej audit log tabuľky alebo notifikáciu na audit@firma.

Návrh pre notebook flotilu

Praktický príklad pre 200-300 firemných notebookov:

• Procurement → In stock — keď notebook fyzicky doručia, technik mení stav a doplní seriálové číslo, MAC adresu a prijatie do skladu.
• In stock → In production — pri vydaní používateľovi sa pole "User" vyplní, stav sa mení a automaticky vznikne tiket "Onboarding zariadenia" so subtaskmi (instalácia software, test, podpis prevzatia).
• In production → In repair — keď používateľ nahlási poruchu cez tiket, prechod aktíva spustí ďalší tiket pre servisné stredisko.
• In production → Retired — pri obnove flotily (3-4 ročný cyklus). Automaticky sa vytvorí tiket pre IT-security na wipe disku.
• Retired → Disposed — po dokončení wipe a recyklácie. Záznam zostáva pre účtovníctvo s aktuálnymi odpismi.

Návrh pre serverový park

Pre servery má cyklus odlišný rytmus — fyzické zariadenia sa menia raz za 5-7 rokov, ale stavy musia rátať s plánovanou údržbou:

• In production ↔ Maintenance — pridajte vlastný stav Maintenance oddelený od In repair, lebo plánovaná údržba je iná operácia ako neplánovaná porucha.
• Decommissioning ako medzistav medzi In production a Retired — dáta sa migrujú, služby sa presúvajú, server zostáva fyzicky aktívny niekoľko týždňov.
• Pre veľké inštalácie (nad ~50 serverov) doplňte aj Standby — server pripravený na rýchle nasadenie, ale aktuálne nevyužitý.

Stavy nie sú dokumentácia. Sú to spínače, ktoré spúšťajú zvyšok procesu — tikety, schválenia, audit záznamy. Investícia do ich premysleného návrhu sa vracia pri každom audite a pri každom prevzatí flotily novým správcom.