Inventár v GLPI bez finančných údajov vie, čo máte. Inventár s finančnými údajmi vie, koľko vás to stojí — a kto za to platí. Práve to spája IT s biznisom, ktorý kapacitu a rozpočet plánuje ďalej. Tento článok je o tom, ako tie polia napojiť, čo do nich zadávať a ako z nich dostať reporty, ktoré aj finančné oddelenie pochopí.
Finančné polia na aktíve
Otvorte detail počítača v GLPI a prepnite na tab Management. Nájdete tam predpripravené polia:
- Supplier — dropdown odkazujúci na Setup → Dropdowns → Suppliers.
- Date of purchase, Date of last physical inventory, Warranty expiration date — typický súbor dátumov, ktorý spája účtovníctvo s prevádzkou.
- Value — nákupná cena. GLPI ju ukladá ako desatinné číslo s presnosťou na 4 miesta.
- Warranty value — cena predĺženej záruky, ak sa platila samostatne.
- Budget — odkaz do Management → Budgets; kategórie rozpočtu, do ktorých aktívum patrí.
- Order number, Invoice number — voľné textové polia na referenciu k účtovným záznamom.
Pre detailnejšiu analytiku odpisov pozri odpisy IT aktív v GLPI — tu sa zameriame na zber primárnych nákladov.
Suppliers a Contracts
Dva oddelené, ale súvisiace objekty:
- Supplier (Management → Suppliers) — kontaktné a fakturačné údaje dodávateľa. Jeden záznam na firmu, recyklujete ho cez všetky aktíva, ktoré odtiaľ pochádzajú.
- Contract (Management → Contracts) — zmluva so začiatkom, koncom, automatickým predĺžením a sumou. Pripojuje sa k aktívam (pre HW záruky, lízing) aj k používateľom (pre SaaS prístupy).
Reálny príklad: notebook Dell Latitude má Supplier = "Dell Slovakia s.r.o.", Contract = "Dell ProSupport 3 roky 2024-2027", Value = 1 280 €. Pri vypršaní záruky GLPI cron pošle notifikáciu (cez business rule) IT manažérovi 30 dní vopred.
Multi-mena
Štandardná inštalácia GLPI je single-currency. V Setup → General → Default values nastavíte symbol meny zobrazený pri sumách (€, $, CZK). Pre medzinárodné nasadenia s aktívami nakúpenými v rôznych krajinách to však nestačí.
Riešenie:
- Plugin Currency z Marketplace pridá multi-currency support — každé aktívum má vlastnú menu a GLPI prepočíta na zvolenú reportingovú menu kurzom k dátumu nákupu.
- Bez plug-in-u si pomôžete štruktúrou entít: pre každú krajinu samostatná entita s vlastným nastavením meny v Profile používateľov tej entity. Reporty potom robíte per entita.
Reportovanie nákladov
Akonáhle máte finančné polia vyplnené, GLPI ponúka tri cesty k reportingu:
- Uložené vyhľadávania (Search → Save) — najjednoduchšia cesta. Filter nad počítačmi s grupingom napríklad podľa Department a sumarizáciou stĺpca Value. Výsledok exportujete do CSV alebo PDF.
- Statistics modul — vstavané grafy nad finančnými poľami, priemerná cena per kategória, distribúcia per dodávateľ.
- Dashboardy v GLPI 10+ — vlastné dashboard widgety s aggregáciou (sum, avg, count) na ľubovoľnom poli. Vhodné pre management view.
Tipové otázky, na ktoré sa biznis pýta a GLPI vie odpovedať:
- "Koľko sme za posledný rok investovali do hardvéru per oddelenie?" — search nad date_purchase > -1y, group by users_id.groups, sum value.
- "Ktoré aktíva idú v najbližšom kvartáli zo záruky?" — saved search nad warranty_expiration_date v rozsahu +0 až +90 dní.
- "Koľko platíme ročne tomu-či-onomu dodávateľovi?" — agregácia value grouped by suppliers_id.
Integrácia s účtovníctvom
GLPI nie je účtovný systém. Účtovníci vás nebudú prosiť, aby ste do GLPI zadávali odpisy DPH-rčné. Cieľom integrácie je opačný smer: dostať z GLPI prehľad nákladov tak, aby účtovníctvo nemuselo robiť ručné prepočty.
Tri cesty:
- Manuálny export — CSV z uloženého vyhľadávania, raz mesačne pre účtovníčku. Stačí pre menšie firmy s desiatkami aktív.
- REST API (GLPI REST API) — automatizovaný export do účtovného systému (Pohoda, MoneyS3, SAP, atď.). Naplánovaný cron job stiahne nové aktíva a páruje ich s prijatými faktúrami.
- BI nástroje (Metabase, PowerBI) — read-only pripojenie do GLPI databázy a dashboardy s konsolidovanými nákladmi naprieč entitami a obdobiami.
Bežné chyby
- Cena bez DPH vs. s DPH nezhodne — zvoľte jednu konvenciu (typicky bez DPH, čo zodpovedá obstarávacej cene v účtovníctve) a držte ju vo všetkých záznamoch.
- Cena chýba pri darovanom hardvéri — pri darmi a outdoor sponzoringu môžu byť aktíva pridané s Value = 0, ale to skreslí reportovanie. Vložte odhadovanú trhovú cenu so zápisom v poli Comments.
- Zmluvy bez expirácie — niektoré zmluvy sa "automaticky predlžujú". V GLPI to vedie k tomu, že warning notifikácie sa nikdy nespustia. Nastavte realistický end date a automatické predĺženie cez Contract → Renewal frequency.
Bez finančných polí je GLPI inventárny zoznam pre IT. S nimi je to most do biznisu, ktorý chce vedieť, kam idú peniaze. Zaplnenie historických dát zaberie pár dní; cesta z toho je v automatizácii — agent doplní HW údaje, business rule vyplní cenu z faktúry, nikto nepíše do voľných textových polí ručne.